Si te dedicas o has dedicado a la docencia alguna vez, sabrás que hay una competencia que a muchos profesores les falla y van desarrollando poco a poco como pueden, batallando en el día a día con montañas de ejercicios o exámenes por corregir, evaluaciones que subir a la plataforma o reuniones que agendar en huecos a veces imposibles. Efectivamente hablamos de la competencia de productividad y capacidad organizativa.

En este post vamos a abrirte paso, a plantar una semilla para que tu capacidad de gestión del tiempo aumente considerablemente. Al final de este post sabrás como multiplicar tu tiempo útil x10 y gestionar una cantidad mucho mayor de tareas en menos tiempo. Lo haremos en 6 puntos clave:

• 1. De objetivos generales a tareas específicas
• 2. Time blocking – Reactivo vs Proactivo
• 3. Las listas, tus mejores aliadas
• 4. Gestionando tu email – Inbox 0
• 5. Gestiona tu tiempo eficientemente
• 6. Automatiza todo lo delegable

Para llevar a cabo satisfactoriamente un cambio profundo debes tener la mente abierta y realizarlo al menos 21 días seguidos.

Tienes que saber que este sistema no es el único, pero es una unión eficaz de modelos de gestión como el GTD (Get Things Done) o el time-blocking adaptados para la vida laboral de un profesor, para que puedas reducir el estrés del día a día y aumentes tu felicidad en la consecución de tareas.

Queremos recordarte antes de empezar que un estilo de vida saludable es el 33% de una buena productividad, el ejercicio es un gran liberador de estrés, y una buena alimentación puede multiplicar tu capacidad de concentración, al igual que el descanso comporta otro 20% de tu productividad. Y dirás: «Ya, pero es que yo no tengo tiempo!, no me da la vida! Si tengo que estar haciendo ejercicio, cocinando y descansando ¿Cuándo voy a trabajar?!!» , te entendemos, pero te vamos a demostrar que eso no es exactamente así ¡vamos a por ello!

1. De objetivos generales a tareas específicas

Este es el primer paso y probablemente el mas importante, y curiosamente el error mas común entre docentes, el sector educativo es probablemente uno de los que mas necesidad de planificación tiene a medio y largo plazo, de hecho, ¿quien no ha oído de boca de un profesor alguna vez «tenemos reunión para programar o planificar» el siguiente trimestre? , el próximo curso? una excursión? una visita guiada?…podrías seguir con una larga lista ¿verdad? , bien, pues te sorprenderá saber que después de toda esta programación, la mayoría de profesores no planifica para si mismo, lo cual hace que el nivel de estrés suba y que la mayoría de docentes se sientan como relata en este artículo Javier Bernabeu. Nos encontramos el último día subiendo notas, con una pila de exámenes por corregir y lo que es peor, muchas veces sin ninguna gana de hacerlo.

Por ello te proponemos que te fijes objetivos, no los objetivos de tu centro o de tu grupo de trabajo, tus objetivos propios. Y con esto nos referimos a «organizarme mejor», «llevar las correcciones al día», «generar nuevo contenido para las clases», «tener tiempo libre», «dormir 8h al día»… Una vez que tengas una lista de objetivos, empieza a ver que acciones puedes hacer para llevarlos a cabo y de esas acciones sacaremos tareas específicas.

Ej: Para dormir 8h y tener tiempo libre necesito, por un lado, un horario (si, como el del cole, pero en tu vida) y por otro ser mas eficaz en mi tiempo de trabajo.

Sigue desgranando hasta que tengas acciones tan concretas y subdivididas como «hacer horario para este trimestre» o «hacer menú para la próxima semana» ¿crees que está muy detallado? Para nada, ¡vamos a por más!

Para este paso puedes utilizar lapiz y papel o una aplicacion de mapas mentales por ejemplo, como Mindmaster.

2. Time blocking – Reactivo vs Proactivo

El time blocking es una técnica que se basa en el bloqueo de tiempo de ciertas horas para realizar tareas concretas, en este punto vas a tener que ser muy metódico y tener una mente fuerte para no desviarte, pronto entenderás por qué.

Para empezar tendrás que asimilar el concepto de tareas reactivas o productivas, para no extendernos, resumiremos que las tareas reactivas son esas que se hacen muchas seguidas mecánicamente y que suelen ser un roba-tiempo importante, ejemplos claros son leer y responder el email o pasar notas, ¿pasar notas? si, todas esas tareas que digas: «bueno lo miro un segundo, o me pongo un momento y ahora sigo con esto otro» son reactivas. Por el contrario las tareas productivas son aquellas que requieren concentración y probablemente cierta creatividad; Crear una actividad o un recurso para una clase por ejemplo.

¿Tenías ya tu lista de tareas en base a objetivos? Bien pues ahora tendrás que etiquetarlas en productivas y reactivas, lo normal es que ahora de repente se te ocurran mas tareas y objetivos, perfecto, añádelas a la lista.

Hora de llevar a cabo el time-blocking, «crear recursos para la clase de reciclaje de 4B» y «estudiar posibilidad de implantar gamificación en la tutoría el año que viene» son dos tareas proactivas que puede que vengan de un objetivo como «renovar la forma de impartir mis clases».

De este modo reservaremos un tiempo tanto para unos tipos de tareas como para otros, siendo muy realistas con los tiempos y teniendo en cuenta que puede ser móvil debido a imprevistos, está vivo pero rara vez eliminaremos bloques de nuestro horario time-blocking. Debes decidir que tiempo a la semana le darás a cada tipo de tarea para llevar a cabo tus objetivos.

Te dejamos un ejemplo de un horario que hemos creado en google calendar, no quiere decir que el tuyo tenga que ser así, es algo muy personal y cada uno toma sus objetivos y prioridades, y por supuesto cada uno tiene su carga de trabajo, pero queríamos hacerte ver el poder del time-blocking, y te advertimos que cuanto mas lo cumplas mas efectivo será.

Los espacios en blanco son trayectos o márgenes de tiempo para no apretar la agenda.

Te recomendamos que no hagas muchos tipos de tarea diferentes en el día, centrate en una cosa cada día y será mucho mejor.

Ya veremos mas adelante que algunas tareas reactivas pueden crear tareas proactivas, por ejemplo un email que te llevará mas de 3 min contestar, lo categorizaré en el bloque que corresponda, en el próximo hueco libre para ello. Ej: si es un trabajo, generaré una tarea en el bloque de «corregir» y pasaré con el siguiente email, ó si es un informe para el director, lo programaré en tareas corporativas por ejemplo.

3. Las listas, tus mejores aliadas

Ya hemos visto los grandes pilares para que hagas que tu tiempo se multiplique por dos, ahora veremos unos cuantos trucos para que esta andadura se te haga mas llevadera.

Las listas de tareas son sin duda un catalizador buenísimo tanto para la motivación como para la organización, ¿a quién no le gusta ver como la lista de tareas baja, o mejor aún, como se queda vacía completamente? Si esto ocurre…¡tiempo libre!

Como ya hemos dicho tendrás que ir desgranando tus objetivos hasta tareas muy concretas a las que le pondrás fecha y hora, para ello te recomendamos utilizar una lista de tareas agrupadas por proyectos y si puede ser con una buena categorización de etiquetas para que sepas que tipo de tarea estás haciendo (reactiva o proactiva), nosotros utilizamos todoist y aún en su versión gratuita es ideal, además podrás sincronizarla con Google Calendar para hacer una combinación perfecta entre ambos. Otra opción es utilizar Google Task, es menos intuitivo y simple, pero si buscas simplicidad puede valerte, ambas opciones van mejorando poco a poco.

4. Gestionando tu email – Inbox 0

Tu inbox (bandeja de recibidos) no debe tener ningún e-mail, es así, cualquier otra cosa es un desastre organizativo. Debes tener un proceso claro para la gestión de los correo electrónico, configura las etiquetas en tu gestor de correo y cada vez que llegue el momento de leer e-mails, serás un distribuidor fantástico, cada correo que lleve mas de 3 min. leerlo o responderlo, se pasa a su carpeta correspondiente y se le asigna la tarea correspondiente.

Si utilizas Gmail podrás hacer fácilmente esto archivando (función «archivar») los correos que ya hayas procesado, de esta forma no estarán en tu inbox pero los podrás recuperar siempre que quieras.

Si utilizas GTasks o todoist (a través de una extensión de chrome) podrás generar tareas desde el propio email solo con un click, imagínate: seleccionas un trozo del texto de un e-mail y generas una tarea (rápido, ¿no?)

5. Gestiona tu tiempo eficientemente

Llegados a este punto te diré que si has llevado a cabo todo lo que hemos visto hasta aquí, ya estás casi listo para llevar una gestión eficaz de tu productividad, pero te falta el gran truco, la verdadera magia de la productividad, y esa no es ni mas ni menos que esta frase:

«El descanso es mas importante que el propio trabajo, cuanto menos tiempo dedicas a tus tareas, más avanzas»

No, no hemos perdido la cabeza, sabemos muy bien lo que estás pensando: «Estos están locos, si dedico menos tiempo ¡avanzaré menos!» y llevas razón, te decimos esto para que realmente te impacte y no se te borre de la mente que el descanso es igual o mas importante que las propias tareas.

Y es que vemos en muchos profesores, cierta frustración por la cantidad de horas que le dedican al trabajo en su día a día, por mucha vocación que tengan, es algo que quema. Por ello te recomendamos que utilices ciclos pomodoro dentro de tus bloques y los cumplas a raja tabla, esto es realmente importante.

Ya no solo es que pongas unos bloques realistas en el tiempo, es que dentro de ellos tendrás momentos de descanso, creetelo, cuando descubras el impresionante poder del descanso aumentarás tu productividad x10, es maravilloso descubrir que lo que antes tardabas 3h en hacer y te costaba concentrarte, ahora lo haces en 30min. con el foco totalmente puesto en ello, y sintiendote mucho más descansado.

En este sentido una extensión de pomodoro para tu navegador puede ayudarte mucho a tener disciplina en este sentido.

6. Automatiza todo lo delegable

Ahora que ya comprendes y controlas lo anterior, este apartado es un extra para darle un acelerón a tu productividad, y multiplicar aún mas las tareas que puedes realizar en el mismo periodo de tiempo, y esto es sencillo, haz que hagan las tareas por ti 🙂

¿Sabrías decir cuales de tus tareas puedes delegar? Si has respondido mentalmente:»ninguna» es que aún no sabes categorizar adecuadamente tus tareas, te recomiendo rellenar una matriz de urgente-importante para solucionar este pequeño error. Decide en que cuadrante va cada tarea segun lo urgente y lo importante que sean y sabrás qué tareas puedes delegar.

Aún así, cuando descubras el poder de la automatización, seguramente automatizarás todo tipo de tareas repetitivas. Lo que te proponemos es automatizar con un robot aquellas tareas mas farragosas y que probablemente son un roba-tiempo.

Por ejemplo, ¿no crees que ganarías mucho tiempo si cada vez que un alumno te entrega un trabajo por e-mail el archivo adjunto se colocase convenientemente en la carpeta de google drive correspondiente? ó que cada vez que tengo una reunión se me genere una tarea unos días antes para preparla?

Bien, esto lo puedes hacer con herramientas como IFTT o Zapier, no nos podemos adentrar mucho en ellas porque este post se volvería enorme (y ya es bastante largo XD) si te interesa profundizar en ellas déjanos un comentario y haremos un post con trucos para automatizar tareas para profesores.

Por ultimo te dejamos una infografía resumen para que nada de esto se te olvide 🙂 Esperamos que a partir de ahora tengas mucho mas tiempo libre para tus hobbies y seas un profesor ¡mucho mas productivo!

SI TE HA GUSTADO O NO, ¡DÉJANOS UN COMENTARIO MAS ABAJO!

¡Hasta la próxima!

Equipo de profesores de DOCERE.